2023.11.21
2023.02.07
ホテル・旅館が予約管理システムを導入することで、予約状況の管理や空室状況の確認、会計処理といった事務作業を自動化できるとスタッフのリソース確保につながり、宿泊者へのサービスや他の業務に注力できるため、ホテル・旅館のイメージアップにもつながります。
本記事では、ホテル・旅館で使われている予約管理システムの特徴や導入するメリットについて解説しているので、ホテルで業務の効率化を目指している方はぜひ参考にしてみてください！
予約管理システムとは、ホテル・旅館の予約をした宿泊者の名前や住所などの個人情報、空室状況をまとめて管理でき、導入することでスタッフが予約台帳やパソコンを使って手作業で行なっていた業務を自動化・効率化できるツールです。
予約管理システムと似ているツールに「サイトコントローラー」や「予約エンジン」と呼ばれるシステムがありますが、それぞれで管理できる情報が異なります。
サイトコントローラーは楽天トラベルやじゃらんなどのOTAに登録した情報を1つにまとめて管理できるシステムであるのに対し、予約管理システムでは予約の受付管理のほかにも、個人情報の管理や客室の利用・清掃状況の把握ができたり、事務作業などのフロント業務を効率化できます。
また、ホテル・旅館の公式サイトに連携することで公式サイトから予約できるようにするツールが予約エンジンです。公式サイトから予約できるようにシステムを整えれば、クリック率の高さなどのデータを分析してサイトのデザインを変更することで、自社予約を増やすことができます。
多くの施設が複数のOTAを活用して集客を行っていますが、管理ができていないとダブルブッキングなどの問題が発生する可能性があります。最新の空室状況を一括で管理できるサイトコントローラーを予約管理システムと併用することで、業務の正確さと効率化が実現できます。
ホテル・旅館の予約管理システムにはさまざまな機能がついているので、活用する機能によって得られるメリットが異なります。
ホテル・旅館のマーケティングの支援を行っているプロの観点から、どのような機能を活用すると予約獲得や売上アップにつながるのか解説していきますので、参考にしてみてください。
ホテル・旅館で予約管理システム（PMS）を導入すると、宿泊プランの料金変更・販売、予約・空室状況の有無、会計処理といった情報を1つのシステム上でまとめて管理できるので、業務の効率化が期待できます。
従来の電話での予約受付は、スタッフが宿泊日時や人数、料金といった情報を手書きの台帳やエクセルなどに転記する必要がありましたが、ユーザーが予約フォームに入力した情報を予約管理システム上で自動的に保存してくれるので、ヒューマンエラーを防止することができます。
また、宿泊者から予約日時の変更やキャンセル等の問い合わせが来て、顧客情報をすぐに確認したい場合も予約管理システム上で確認できるので、データを探す手間がかかりません。
複数のOTAを運用している場合、各サービスごとに空室や料金の変更を行う必要がありますが、サイトコントローラーと呼ばれる機能を予約管理システムと連携すると、複数のOTAのサイトを行き来せずに一括で情報を管理できるので、ダブルブッキングなどのミスを防ぐことができます。
予約管理システムには、宿泊者の食事の好みやアレルギーの有無、浴衣のサイズなどの細かい情報を登録でき、次回以降の宿泊時に役立てることができます。誕生日や記念日といった利用シーンや滞在目的がわかれば、システムを介してあらかじめスタッフ間で情報を共有できるので、顧客満足度を上げるサービスができるようになります。
予約管理システムにはデータ分析ができる機能もあるので、上手く活用することでリピーター化や顧客のロイヤリティ向上に期待ができます。
システム内に蓄積されている売上や予約などの情報から統計的なデータを確認できるので、マーケティング戦略を立てる際に役立ち、効果的な集客方法を考えられるようになります。予約管理システムを使っていなければ、自分たちで情報をまとめて分析しなくてはならないので、効率よくマーケティングに活かすことができます。
また、宿泊者や家族の誕生日などの情報も登録しておくことができるため、タイミングに合わせてDM配信できる機能を備えた予約管理システムもあります。パーソナライズされたサービスは顧客満足度へと繋げることができるので、口コミが大きく影響するホテル・旅館業界では必要不可欠です。
予約管理システムを導入することで、宿泊者のニーズや最適なタイミングでマーケティングできるのが大きなメリットの一つでもあります。
今回は、ホテル・旅館の予約管理システムの特徴や導入するべき理由を紹介してきました。ホテルで予約管理システムを導入すると、複数のOTAの情報を一括で管理がしやすくなるので、業務の効率化と同時にダブルブッキングや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
システムを活用することで予約の日時や精算管理ができるだけでなく、宿泊者の分析から得たデータをもとにマーケティング戦略を立てたり、適切なタイミングでアプローチすることも可能です。
予約管理システムによって特徴や機能が異なるので、使いやすさだったり、機能・サポート体制が充実したものを選ぶことが、効率化してマーケティング戦略に力を入れていくために大切なポイントです。
マーケティング戦略に力を入れて予約が途切れないホテル・旅館にしていくためにも、施設にあった予約管理システムの導入をしていきましょう。
また、予約管理システムを導入してもOTA運用までしっかり行っていなければ、せっかく導入した予算が無駄になってしまいます。
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