「予約エンジンは、どれがいいですか」。私たちmicadoはホテル・旅館のの改善を支援していますが、この質問をよくいただきます。そのとき最初にお聞きするのは、製品の名前ではなく、施設の側で何が決まっているかです。使う機能、料金の形、決済の方針、毎日誰が触るのか。これが決まっていないまま比べると、価格の安さや、知り合いの施設が使っているからという理由で選ぶことになり、導入してから困ります。
この記事では、予約エンジンを導入する前に、施設の側で決めておく7つの判断基準を、規模と費用、連携と決済、運用とサポートの3つに分けて整理します。
予約エンジンの規模と費用は、どう決めればよいですか？
最初に決めるのは、施設の規模に合った機能の範囲と、料金の形です。客室が10室の施設と100室の施設では、必要な機能も、合う料金の形も違います。機能が多すぎれば、使わない分の費用と、管理画面の分かりにくさを抱えることになります。反対に、安さだけで選ぶと、来年やりたい施策ができずに入れ替えることになります。皆さまの施設では、予約エンジンに求める機能を、必須と、あればよいものに分けられているでしょうか？
使う機能と使わない機能を、先に線引きします
1つ目の判断基準は、機能の線引きです。どの施設にも欠かせないのは、との在庫の連携、事前のカード決済、スマートフォンで迷わず予約できる画面の3つです。この3つがそろっていることを確かめたうえで、会員の仕組み、クーポン、多言語の画面のように、施設の目標によって要るかどうかが変わる機能を書き出します。
書き出した機能には、導入してすぐ使うもの、1年以内に使う予定のもの、当面は使わないものの印をつけます。当面使わない機能が多い製品は、その分の費用を払い続けることになり、管理画面も複雑になります。反対に、来年から会員の施策を始めると決めているなら、いまは使わなくても、その機能を後から足せるかを確かめておきます。線引きを先に済ませておくと、製品の説明を聞いたときに、自分の施設に関係のある話かどうかをすぐに判断できます。
料金の形は、の売上がいくらで逆転するかで選びます
2つ目は料金の形です。予約エンジンの料金は、大きく、毎月決まった額を払う月額固定の形と、の売上の数%を払う成果報酬の形に分かれます。導入のときの負担が軽いという理由で成果報酬の形を選ぶことが多いのですが、を伸ばすほど払う額も増えることを、先に計算しておきます。
仮の数字で考えます。成果報酬が4%なら、月のの売上が50万円のときは2万円、200万円に育てば8万円です。月額固定が3万円なら、売上が200万円でも3万円のままで、売上に対する比率は1.5%です。この例では、月のの売上が75万円を超えると、月額固定のほうが安くなります。自社の売上の見込みで、どこで逆転するかを確かめてから選びます。なお、カード決済の手数料や、クーポンで割り引いた分は、どちらの形でも別にかかります。費用の総額を予約1件あたりで比べる考え方は、OTAの実質手数料をCPAで見る記事で扱っています。
在庫の連携と決済は、どこまで決めておきますか？
次に決めるのは、在庫の連携と決済の方針、そして予約する人が使う画面です。どれだけ画面が美しくても、在庫がずれたり、決済の方針が決まっていなかったりすれば、導入前より現場の手間が増えます。皆さまの施設では、公式サイトで予約が入ったとき、の在庫は自動で減るでしょうか？
と、何がつながるかを確かめます
3つ目は在庫の連携です。予約エンジンを入れる大きな目的の1つは、公式サイトとの在庫と料金、予約の情報を1か所で管理し、手間を減らすことです。いま使っているとつながらない製品を選ぶと、公式サイトで予約が入るたびに、手で在庫を調整することになります。手間が増えるだけでなく、ダブルブッキングの原因にもなります。
確かめるのは、つながるかどうかだけでは足りません。いま使っていると、在庫、料金、予約の情報のどこまでが自動でそろうのかを聞きます。在庫は連携しても料金は手で入れる、という形もあるからです。まで含めた在庫の守り方は、ダブルブッキング防止の記事で整理しています。
事前決済を、どの予約に求めるかを決めます
4つ目は決済の方針です。事前のカード決済は、無断キャンセルによる売上の取りこぼしを減らす手段で、いまの予約エンジンには欠かせない機能です。カードで支払いたいという人にも応えられ、海外からの予約では特に求められます。事前に支払いが済んでいれば、チェックインのときの精算の手間も減ります。
ただし、機能があることと、どう使うかは別の話です。すべての予約を事前決済にするのか、事前決済と現地決済を選べるようにするのか、海外からの予約や繁忙日だけ事前決済にするのか。この方針を施設で決めておかないと、製品の設定がどこまで細かくできるかを判断できません。決めた方針に合わせて、プランごと、言語ごと、日付ごとに支払い方法を分けられるかを確かめます。カード決済の手数料は売上に応じてかかるので、料金の形の計算にも入れておきます。事前決済へ誘導する設計は、ホテルのキャンセル対策の記事で扱っています。
スマートフォンで、自分で予約してみます
5つ目は、予約する人が使う画面です。公式サイトで予約する人の多くはスマートフォンを使っています。候補の製品は、デモの画面をスマートフォンで開き、日付を選ぶところから予約の完了まで、自分で進めてみます。カレンダーは押しやすいか、プランの写真と説明は読みやすいか、入力の項目は多すぎないか、完了までに何画面かかるかを確かめます。いま使っている予約画面があれば、同じ日付と人数で両方を試し、どちらが迷わずに進めるかを比べます。公式サイトからの移り変わりで見た目が大きく変わらないか、施設のロゴや色を合わせられるかも見ておきます。操作に慣れた担当者だけでなく、施設のことを知らない人にも試してもらうと、迷う場所が分かります。画面の使いやすさの見方は、予約システムの選び方の記事で詳しく整理しています。
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導入後の運用とサポートは、何を基準に選びますか？
最後は、導入したあとの実務です。どれだけ機能が多くても、現場で使いこなせなければ、予約エンジンは料金を払うだけの仕組みになります。ITが得意な人が少ない施設ほど、機能の多さより、管理画面の分かりやすさとサポートの手厚さを重く見ます。皆さまの施設では、導入したあと、プランの作成や料金の調整を誰が担当するか、決まっているでしょうか？
管理画面は、毎日触る人が使えるかで判断します
6つ目は管理画面です。予約エンジンの管理画面を毎日操作するのは、支配人や本部の担当者より、フロントや予約の担当者であることが多いものです。交代で担当する施設では、全員が同じように操作できることも条件になります。パソコンの操作が得意ではない人でも、プランを作る、特定の日の料金と在庫を変える、といった作業を迷わずにできるかが大切です。
操作のたびにマニュアルを開かなければならない画面では、プランの変更が後回しになり、売れる時期の手が遅れます。デモを頼むときは、実際に操作する担当者にも同席してもらい、「これなら自分で使えそうか」を判断してもらいます。決める人と使う人が違うまま選ぶと、導入したあとに使われなくなる原因になります。
サポートは、繁忙日に連絡がつくかで判断します
7つ目はサポートです。システムを入れたものの、使い方が分からず放置されている。これが導入でいちばん避けたい失敗です。宿泊施設は土日や祝日が忙しく、その時間に不具合や分からないことが起きても、サポートが平日だけ、問い合わせはメールだけでは間に合いません。予約が止まっている時間は、そのまま売上の取りこぼしになります。
確かめるのは、土日や祝日、夜でも電話で相談できるか、導入のときのプランの登録や設定を手伝ってもらえるか、使い方の相談に乗ってくれる担当者がつくか、の3つです。あわせて、解約するときに会員や予約のデータをどう受け取れるかも聞いておきます。こうした手厚さは、機能の少なさを補うほど、小さな施設にとっては価値があります。
ここは率直にお伝えします
予約エンジンは、入れただけで直接予約を増やしてくれる仕組みではありません。公式サイトに人を呼ぶ集客と、公式サイトで予約する理由づくりは、別に考える必要があります。導入したあとも、予約画面に進んだ人のうち予約を終えた人の割合を見て、設定を直し続けることが欠かせません。計測のつなぎ方は、GA4と予約エンジンの計測連携の記事で扱っています。導入するかどうかの判断そのものは、予約エンジンは導入すべきかを扱った記事で整理しています。
また、この記事の7つの基準は、製品を比べる前に施設で決めておくことです。決まったら、各社の機能と料金を並べて候補を絞ります。製品ごとの機能の比較は、ホテルの予約エンジンの選び方の記事で、公開されている情報をもとに整理しています。
まとめ
予約エンジンを導入する前に、施設の側で決めておく判断基準は7つです。規模と費用では、使う機能と使わない機能を線引きし、料金の形はの売上がいくらで逆転するかを計算して選びます。
連携と決済では、と何が自動でそろうかを確かめ、事前決済をどの予約に求めるかを決め、スマートフォンで自分で予約してみます。運用とサポートでは、管理画面を毎日触る人が使えるか、繁忙日に連絡がつくかで判断します。この7つが決まっていれば、製品の比較は、自社に合うかどうかを確かめる作業に変わります。
読んで「なるほど」で終わらせていませんか?
施策は思いついても「どの順で・いつやるか」で止まっていませんか。いま売上を伸ばしている施設と、そうでない施設の差は、「どこで取りこぼしているか」に気づき、「いつ・何をすべきか」を数字で判断できているか。違いはそこだけです。
同じエリア・同じ規模の施設は、すでにデータを見ながら最適なタイミングで手を打ち始めています。一方で「分析する仕組みがない」「何から手をつければいいか分からない」と判断を後回しにしている間も、機会損失は静かに積み上がっていきます。
まずは”自社で実際に何が起きているか”を見るところから。それが、最適なタイミングで最適な一手を選べる施設への第一歩です。
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予約エンジンを入れるか、入れ替えるかを考えているけれど、何を基準に決めればよいか分からない段階でも構いません。いまの公式サイトの予約の数と、使っている、現場で予約を担当している方の体制をお聞かせいただければ、施設で決めておくことを一緒に整理するところから始められます。
