「法人の問い合わせは来るようになったけれど、いくらで出せばよいのか分からない」。私たちmicadoはホテル・旅館のマーケティングを支援していますが、法人の需要を取りにいく施設が次につまずくのは、料金と提案の段階です。相手に合わせて安くしすぎると、取引は増えても利益が残りません。かといって個人向けと同じ料金を出すだけでは、比べられたときに選ばれません。
この記事では、ホテル・旅館が法人の需要を取りにいくときの3つ目の段階として、提案と料金の決め方を扱います。提案の組み立て方、出張の法人契約料金の決め方、研修や団体の見積もりで決めておくことを順に整理します。
法人への提案は、何から組み立てればよいですか？
最初に、提案の組み立て方をそろえます。料金を先に考えたくなりますが、料金は提案の一部にすぎません。相手が何のために泊まるのかが分からないまま料金を出すと、安さだけで比べられてしまいます。皆さまの施設では、法人の問い合わせを受けたとき、最初に何を聞いているでしょうか？
誰に、何を、どのように届けるかを先に決めます
私たちは、法人への提案を、誰に、何を、どのように届けるかの3つで組み立てています。誰には、予約を決める担当者と、実際に泊まる人の両方が入ります。何には、客室だけでなく、会議室、食事、駐車場、支払いの方法など、相手の目的に必要なものすべてが入ります。どのようには、見積もりの形、返事の早さ、当日の段取りを誰が引き受けるかです。
この3つを先に決めておくと、料金の話が安さだけの比べ合いになりにくくなります。たとえば研修の担当者が困っているのは、宿泊と会議室と食事を別々に手配する手間かもしれません。それをまとめて引き受けられるなら、1泊あたりの料金が多少高くても選ばれる理由になります。
問い合わせを受けたら、日程と人数の前に、何のための宿泊か、何に困っているかを聞きます。目的が分かれば、提案に入れるものと、入れなくてよいものが見えてきます。担当者が社内で説明しやすいように、提案の中身を1枚にまとめて渡すことも、選ばれる理由の1つになります。
施設が売りたいものと、相手が使いたいものはずれます
注意したいのは、施設が売りたいものと、相手が使いたいものがずれることです。たとえば、研修向けに会議室つきのプランを用意しても、実際に問い合わせてくる会社が求めているのは、夜遅くまで使える食事の場所と、全員が同じ階に泊まれることだった、ということは珍しくありません。
このずれは、施設の側が想定した使われ方から提案を作ると起こります。反対に、問い合わせや過去の法人の予約で、実際に何が求められていたかを記録しておくと、次の提案は相手の使い方に近づきます。私たちは、問い合わせのたびに、相手が最初に聞いてきたことを書き残すようにおすすめしています。最初に聞かれることこそ、相手が最も重く見ている点だからです。同じ質問が何社からも続いたら、それは法人向けのページや提案の資料に最初から載せておくべき情報です。
提案の型は、記録がたまるほど磨かれます。宿泊プランが実際にどう売れているかを見直す考え方は、宿泊プランの棚卸しの記事でも扱っています。法人の担当者に見つけてもらう窓口の整え方は、ホテルの法人集客の記事で整理しています。
出張の法人契約料金は、どう決めればよいですか？
提案の組み立て方がそろったら、出張の法人契約料金です。同じ会社から繰り返し泊まる出張の取引では、会社ごとに決めた料金で受けることがよくあります。この料金の決め方を誤ると、繁忙日に安く売り続けることになります。皆さまの施設の法人契約料金は、日によって変わる料金と、どんな関係で決まっているでしょうか？
固定の料金より、日ごとの料金との関係で決めます
法人契約料金の決め方には、大きく2つの形があります。1つは、年間を通じて同じ金額で受ける固定の料金です。もう1つは、その日に公式サイトで出している料金から、一定の割合を引いた料金です。
固定の料金は、会社の担当者にとって分かりやすい一方で、施設には注意が要ります。需要の強い日にも同じ金額で受けるので、その日に個人の予約で高く売れたはずの客室を、安い料金で埋めてしまいます。日ごとの料金から割合で引く形なら、需要の強い日には法人の料金も上がり、弱い日には下がります。
固定の料金で受ける場合は、対象にしない日を決めておくことをおすすめしています。大きな催しのある日や連休の前後など、もともと高く売れる日を外しておけば、固定の料金の弱点を小さくできます。あわせて、1日に法人契約料金で受ける客室の数に上限を設けておくと、安い料金で在庫が埋まりきることを防げます。曜日ごとに料金を分ける考え方は、平日・週末の料金戦略の記事で扱っています。
出張規定の上限と、施設の下限を並べます
もう1つ確かめたいのは、相手の会社の出張規定です。多くの会社では、宿泊に使える金額の上限が地域や役職ごとに決まっています。施設の料金が上限を超えていれば、どれだけ施設を気に入ってもらっても、規定の上では選べません。
そこで、相手の上限と、施設がこれ以上は下げないと決めた下限を並べます。上限が下限より上にあれば、その間で料金を決められます。上限が下限より下にある場合は、無理に合わせないことも選択肢です。朝食の有無を選べるようにして、上限の中に収まる形を作れることもあります。客室の種類を限ることで、料金を下げずに上限へ近づけられる場合もあります。上限は会社ごとに違うので、取引の始めに担当者へ確かめておくと、後の交渉がぶれません。
施設の下限は、1室を売るためにかかる清掃やアメニティの費用と、その日に個人の予約で見込める料金から決めます。下限を決めずに交渉を始めると、相手の上限にそのまま合わせることになりがちです。稼働を上げても減収になる仕組みは、稼働を上げても減収になる構造の記事で詳しく扱っています。
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研修や団体の見積もりは、何を決めておけばよいですか？
最後に、研修や団体の見積もりです。1件で多くの客室が埋まる取引は、料金そのものより、決めておく条件の多さで差がつきます。条件を決めないまま受けると、直前の人数の変更や取り消しで、売れたはずの客室が空いてしまいます。皆さまの施設では、団体の取り消しの条件を、見積もりの段階で伝えているでしょうか？
料金だけでなく、人数の確定と取り消しの条件を決めます
研修や団体の見積もりでは、料金と一緒に、いつ人数を確定するか、確定した後に人数が減ったらどう扱うか、取り消しの料金がいつからかかるかを決めます。団体の予約は早い時期に入ることが多く、確定までのあいだ客室を押さえ続けることになるからです。
人数の確定が遅れるほど、施設は押さえた客室を他の予約に回せなくなります。私たちは、仮の予約で押さえておく期限と、人数を確定する日を、見積もりに書いておくことをおすすめしています。期限を過ぎても連絡がなければ、押さえた客室を戻すことも書いておきます。
食事や会議室を一緒に受ける場合は、それぞれの準備に必要な日数から、変更を受けられる最後の日を決めます。条件を見積もりの段階で伝えておけば、後から言い出すより相手も受け入れやすくなります。条件は施設を守るためだけでなく、担当者が社内で日程を調整するときの目安にもなります。毎回同じ条件を使えるように、見積もりの書式を1つに決めておくと、担当者が変わっても対応がぶれません。条件の細かさは、施設の客室数と、押さえる客室の割合に合わせて決めます。
ここは率直にお伝えします
法人の取引を取りたいあまり、料金を大きく下げて受ける施設は少なくありません。けれども、単価を下げる施策は最後の手段だと私たちは考えています。1件の料金を下げると、次の年の交渉もその金額から始まるからです。下げる前に、提案の中身と条件で選ばれる理由を作れないかを考えます。会議室と食事をまとめて引き受ける、返事を早くする、当日の段取りを任せてもらう、といったことは、料金を下げずに相手の手間を減らす方法です。
一方で、正直に書くと、出張規定の上限や、相手が比べている他の施設の料金は、施設の側からはすべては分かりません。そのため、この記事では法人契約料金の目安となる割合や金額を載せていません。裏づけのある公開の数字が見当たらないためです。取引が始まった後に、料金と条件をどう見直していくかは、ホテルの法人契約の記事で整理しています。
まとめ
法人への提案は、料金からではなく、誰に、何を、どのように届けるかから組み立てます。相手の目的と困りごとを先に聞き、施設が売りたいものと相手が使いたいもののずれを、記録で埋めていきます。
出張の法人契約料金は、固定の金額にするなら対象にしない日と客室の上限を決め、相手の出張規定の上限と施設の下限を並べて決めます。研修や団体の見積もりでは、料金と一緒に人数の確定日と取り消しの条件を書いておく。この順番で進めれば、取引を増やしながら利益を守れます。
読んで「なるほど」で終わらせていませんか?
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